Check-in digital para hoteles por WhatsApp
WhatsMinder pre-registra a tus huéspedes antes de que lleguen y agiliza el check-in desde el mismo chat. Llegadas más rápidas, recepción más ligera.
La llegada empieza antes de la puerta
El momento de la llegada marca toda la estancia, y casi siempre se atora en el mostrador: formularios, datos repetidos y filas en temporada alta. WhatsMinder se adelanta. Días antes del arribo, el agente de IA escribe al huésped por WhatsApp, confirma su reservación y recopila lo necesario para el registro sin que nadie de recepción levante el teléfono.
Cuando el huésped cruza la puerta, su pre-registro ya está listo y vinculado a tu PMS en R2 OS. La recepción solo valida, entrega la llave y da la bienvenida. Lo que antes tomaba varios minutos por persona ahora se resuelve en segundos, incluso cuando llegan varias familias a la misma hora.
Por qué el check-in digital cambia la llegada
Del formulario en el mostrador a una bienvenida que empieza en el chat.
El registro se hace desde el teléfono, antes de llegar
Días antes del arribo, el agente escribe al huésped y captura sus datos de registro por WhatsApp. Nombre, documento y acompañantes quedan listos sin apps que descargar ni ligas confusas. La fila del lobby desaparece porque el trámite ya ocurrió.
- Sin descargas ni contraseñas: todo en WhatsApp
- Datos y acompañantes capturados antes del arribo
- La llegada se vuelve bienvenida, no trámite
El huésped contesta charlando, no llenando campos
El pre-registro ocurre como una conversación natural. El agente pregunta lo necesario, entiende la respuesta aunque venga desordenada y resuelve cualquier duda del viaje en el mismo hilo, en el idioma del huésped.
- Preguntas una por una, con tono de hospitalidad
- Resuelve dudas mientras registra
- Atiende en el idioma en el que escribe el huésped
Cero recaptura: los datos entran solos al sistema
Lo que el huésped responde viaja directo a su ficha en R2 OS: la reservación, el folio y el estatus de la habitación quedan al día sin transcribir nada a mano. Menos errores de dedo, menos minutos por llegada.
- Ficha del huésped lista para validar
- Sin retranscripción ni papeles sueltos
- Registro ordenado y auditable para la normativa local
El pago pendiente se liquida antes de la puerta
El check-in por chat incluye el cobro del saldo. El agente envía la liga de pago en el mismo hilo y marca el comprobante para que tu recepción lo confirme. El huésped llega con cuenta en ceros y nadie persigue tarjetas en el mostrador.
- Liga de pago dentro del pre-registro
- Tu recepción valida cada comprobante
- Llegadas sin fricción de cobro
Confirmado el registro, llega la oferta correcta
Justo después del pre-registro el huésped está en su punto de mayor disposición a mejorar su estancia. El agente ofrece upgrade de habitación, late checkout o desayuno en el mismo chat, con naturalidad y sin presión.
- Upgrades y extras ofrecidos en el momento ideal
- Ingresos adicionales sin esfuerzo de recepción
- El huésped decide con un mensaje
La hora estimada de arribo, preguntada a tiempo
El agente pregunta al huésped a qué hora piensa llegar y lo deja registrado. Ama de llaves prioriza las habitaciones correctas y recepción prepara cada arribo con datos, no con suposiciones.
- Hora estimada capturada en el chat
- Habitaciones listas en el orden correcto
- Menos esperas cuando coinciden varias llegadas
La mayoría de las soluciones de check-in mandan al huésped a una liga o a una app. WhatsMinder lo registra conversando en WhatsApp, cobra el saldo pendiente y deja todo listo en tu PMS antes de que cruce la puerta.
WhatsMinder frente a las alternativas
Lo que cambia cuando el registro deja el mostrador y se muda al chat.
| WhatsMinder | Check-in en mostrador | Formulario en liga | |
|---|---|---|---|
| Registro resuelto antes de llegar | |||
| Sin apps ni ligas externas | |||
| Conversa y resuelve dudas | Solo al llegar | ||
| Datos directo al PMS | A mano | A veces | |
| Cobra el saldo pendiente | En el mostrador | ||
| Ofrece upgrades al confirmar | Si alcanza | ||
| Pide hora estimada de llegada | Campo fijo |
Así se ve una llegada con WhatsMinder
Tres pasos del chat a la llave.
- El agente escribe primeroDías antes del arribo, WhatsMinder saluda al huésped, confirma la reservación y le pide sus datos de registro.
- El huésped contesta en el chatDatos, hora estimada de llegada y saldo pendiente se resuelven conversando, sin apps ni formularios.
- Recepción solo da la bienvenidaAl llegar, el pre-registro ya está en tu PMS: tu equipo valida, entrega la llave y recibe al huésped.